Ti è mai capitato di fissare lo schermo per minuti interminabili, cercando le parole giuste per un’email importante? L’AI può trasformare questa sfida quotidiana in un processo rapido ed efficace, garantendoti comunicazioni professionali impeccabili.
I prompt essenziali per email professionali
PROMPT 1: Email di presentazione aziendale
Scrivi un’email professionale di presentazione per [tua azienda/ruolo].
Contesto: primo contatto con [tipo di cliente/partner].
Obiettivo: [es. fissare una call, presentare servizi].
Tono: professionale ma cordiale.
Lunghezza: massimo 150 parole.
Includi: hook iniziale, value proposition, call to action chiara.
Quando usarlo: Primo contatto con potenziali clienti o partner
Output atteso: Email concisa che cattura l’attenzione e genera interesse
PROMPT 2: Follow-up post-meeting
Genera un’email di follow-up dopo un meeting su [argomento].
Partecipanti: [nomi e ruoli].
Decisioni prese: [elenco].
Prossimi step: [azioni concordate].
Deadline: [date].
Formato: bullet points per i punti chiave, tono professionale.
Aggiungi una richiesta di conferma finale.
Quando usarlo: Entro 24 ore da ogni meeting importante
Output atteso: Riepilogo chiaro con azioni e responsabilità
PROMPT 3: Richiesta di feedback o revisione
Componi un’email per richiedere feedback su [documento/progetto].
Destinatario: [ruolo/relazione professionale].
Contesto: [fase del progetto].
Aspetti specifici da revisionare: [elenco].
Deadline per il feedback: [data].
Allegati menzionati: [lista].
Includi: apprezzamento per il tempo, chiarezza su cosa serve.
Quando usarlo: Per ottenere revisioni puntuali e costruttive
Output atteso: Richiesta chiara che facilita feedback mirati
PROMPT 4: Email di rifiuto professionale
Scrivi un’email per declinare gentilmente [offerta/richiesta/invito].
Motivo generale: [es. conflitti di agenda, priorità diverse].
Tono: rispettoso e diplomatico.
Includi: ringraziamento, breve spiegazione (senza troppi dettagli),
auguri/alternativa se appropriato.
Lunghezza: 80-100 parole.
Quando usarlo: Per dire “no” mantenendo buoni rapporti
Output atteso: Rifiuto elegante che preserva la relazione
PROMPT 5: Gestione del cliente insoddisfatto
Crea una risposta email a un cliente insoddisfatto per [problema specifico].
Sentimento del cliente: [arrabbiato/deluso/frustrato].
Soluzione disponibile: [cosa puoi offrire].
Struttura: 1) Empatia 2) Riconoscimento del problema 3) Soluzione
4) Azioni concrete 5) Follow-up.
Evita: scuse eccessive, dare colpe, promesse irrealistiche.
Quando usarlo: Per trasformare critiche in opportunità
Output atteso: Risposta che scala l’insoddisfazione e ricostruisce fiducia
Prompt avanzati per situazioni specifiche
PROMPT 6: Negoziazione commerciale
Redigi un’email di negoziazione per [servizio/prodotto].
Proposta attuale: [termini].
Tua controproposta: [modifiche desiderate].
Leve negoziali: [vantaggi reciproci].
Tono: assertivo ma collaborativo.
Includi: win-win scenario, urgenza sottile, prossimo step chiaro.
Quando usarlo: Per trattative commerciali delicate
Output atteso: Proposta bilanciata che avvicina all’accordo
PROMPT 7: Email di networking strategico
Scrivi un’email per connetterti con [profilo LinkedIn interessante].
Punto in comune: [es. stesso settore, interessi, connessioni].
Tuo obiettivo: [es. scambio idee, mentorship, collaborazione].
Lunghezza: max 100 parole.
Personalizzazione: menziona [post/articolo/achievement specifico].
CTA: proposta concreta e facile da accettare.
Quando usarlo: Per costruire relazioni professionali mirate
Output atteso: Messaggio personalizzato con alta probabilità di risposta
PROMPT 8: Reminder non invasivo
Formula un reminder email per [richiesta/scadenza] senza sembrare insistente.
Contesto: già inviato [numero] promemoria.
Deadline: [data].
Tono: comprensivo ma con senso d’urgenza.
Aggiungi: offerta di assistenza, alternative se necessario.
Lunghezza: 60-80 parole.
Quando usarlo: Per solleciti che mantengono il rapporto positivo
Output atteso: Promemoria efficace ma non fastidioso
PROMPT 9: Annuncio di cambiamenti organizzativi
Comunica [tipo di cambiamento aziendale] al team/clienti.
Impatto: [cosa cambia concretamente].
Timeline: [quando].
Benefici: [vantaggi del cambiamento].
Struttura: 1) Annuncio diretto 2) Contesto 3) Impatti
4) Benefici 5) Supporto disponibile 6) Q&A.
Tono: trasparente e rassicurante.
Quando usarlo: Per comunicazioni sensibili che richiedono chiarezza
Output atteso: Messaggio che minimizza ansie e resistenze
PROMPT 10: Email di ringraziamento strategica
Componi un ringraziamento professionale dopo [evento/situazione].
Destinatario: [ruolo e relazione].
Elemento specifico da evidenziare: [contributo particolare].
Risultato ottenuto: [impatto positivo].
Includi: dettaglio personale memorabile, riferimento futuro.
Evita: genericità, eccesso di adulazione.
Lunghezza: 100-120 parole.
Quando usarlo: Per rafforzare relazioni dopo interazioni positive
Output atteso: Ringraziamento memorabile che consolida il rapporto
Pro Tips per Ottimizzare i Prompt
- Personalizzazione: Sostituisci sempre i placeholder […] con dettagli specifici
- Iterazione: Se il primo output non è perfetto, chiedi “Riscrivi con tono più formale/friendly/breve”
- Combinazione: Usa più prompt in sequenza per email complesse
- Template salvati: Crea una libreria personale dei prompt che funzionano meglio per te
- A/B Testing: Genera 2-3 versioni e scegli la migliore
Esempi di Output Reali
Input: Prompt 1 con [agenzia marketing digitale] [direttore marketing] [presentare servizi SEO]
Output AI: “Gentile Dott. Rossi, Ho notato la recente espansione digitale della vostra azienda e sono rimasto colpito dalla vostra strategia social. Tuttavia, ho identificato alcune opportunità SEO che potrebbero triplicare il vostro traffico organico nei prossimi 6 mesi.
La nostra agenzia ha aiutato oltre 50 aziende nel vostro settore a raggiungere la prima pagina Google per keyword strategiche, con un ROI medio del 400%.
Avrebbe 15 minuti la prossima settimana per una breve call? Potrei mostrarle un’analisi preliminare gratuita del vostro posizionamento attuale.
Cordiali saluti”
Call to Action
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