Come organizzare un evento promozionale per la tua azienda

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L’organizzazione di un evento promozionale rappresenta una delle operazioni più importanti e redditizie per il marketing, perché capace di generare nuovi contatti e sponsorizzare al meglio qualsiasi tipo di realtà aziendale.

Il cosiddetto event marketing prevede la promozione di un brand, un prodotto o un servizio tramite il coinvolgimento diretto delle persone, che può essere sia dal vivo (fiere, conferenze) che online (webinar, diretta streaming).

Gli eventi in questione, frutto di strategia e programmazione, costituiscono una modalità perfetta per:

  • Rafforzare l’identità e la consapevolezza del brand (la concorrenza è agguerrita, differenziarsi è quindi fondamentale)
  • Aumentare il coinvolgimento dei clienti
  • Generare lead (potenziali clienti ed opportunità di vendita)
  • Esporre le ultime novità aziendali
  • Raccogliere fondi per progetti o per opere di beneficenza
  • Compiere upselling (spingere il cliente verso un prodotto o servizio più costoso ed avanzato) e monetizzare tramite vendita diretta del prodotto o servizio.

Un evento di successo può aiutare le aziende a distinguersi in un mercato sempre più affollato, creando una relazione significativa e duratura con i potenziali clienti: gli eventi offrono opportunità uniche d’interazione con il cliente, portando il rapporto ad un livello più intimo e personale. Il valore dell’interazione diretta è inestimabile e pone le basi per la costruzione di un legame lungo e prosperoso tra aziende e clienti.

Se un evento è ben realizzato, avrà la capacità di sorprendere il pubblico, restando ben impresso. Si tratta di una carta preziosa da giocare, in grado di determinare il successo di un’attività.

Che tipo di attività si possono organizzare

Nell’ambito degli eventi di promozione aziendale esistono molteplici attività, vediamole una per una:

  • Campagne In Store Marketing: le campagne di marketing in store sono promozioni eseguite all’interno di uno spazio fisico, un negozio o un centro commerciale per aumentare le vendite del prodotto in negozio. Sebbene gli e-commerce siano sempre un passo avanti, i negozi fisici possono offrire esperienze straordinarie ai propri clienti nel punto vendita. Sono campagne che hanno luogo laddove il cliente è coinvolto e pronto a fare acquisti.
  • Event Marketing: è una strategia utilizzata per promuovere il proprio marchio, prodotto o servizio che prevede il coinvolgimento delle persone in tempo reale. Questi eventi possono essere online o offline.
  • Tour Promotion: Essere dove si trova il tuo target” è una delle regole d’oro del marketing e il tour promozionale rientra tra le principali attività per creare empatia e relazione con i possibili clienti. Un tour promozionale, o roadshow, è un evento itinerante che ha lo scopo di attirare l’attenzione della gente verso una serie di attività. Gli obiettivi finali sono sempre gli stessi e imprescindibili: avvicinare più persone nel target, raccogliere contatti, testare prodotti e servizi, creare viralità sui social.

Come organizzare un evento di successo

Un piano marketing che includa gli eventi avrà maggiori possibilità riuscire, a patto che l’evento sia realizzato impeccabilmente.

In che modo è possibile organizzare un evento aziendale di successo?

Si parte con un briefing iniziale da condividere con un’agenzia di eventi, attraverso il quale lo staff potrà stabilire le varie attività che andranno a comporre l’evento. La pianificazione di un evento aziendale dovrebbe prevedere i seguenti punti:

1. Definire gli obiettivi

Che obiettivi vuole raggiungere l’evento in questione? Cosa vuole ottenere l’azienda? Un evento deve avere uno scopo, ben chiaro e ampiamente condiviso, e l’azienda dovrà lavorare in sua funzione per centrarlo.

Definire uno o più obiettivi è di fondamentale importanza, perché da questi dipenderanno tutte le scelte e le strategie che caratterizzeranno l’evento.

Gli obiettivi dovranno essere misurabili, raggiungibili e immediati: in questo modo, forniranno indicazioni sulla gestione dell’evento e potranno aiutare a capire se si sia trattato di un successo o meno.

2. Stilare il budget

La creazione di un evento ha dei costi per l’impresa, e dopo la definizione degli obiettivi bisognerà capire quali siano le risorse economiche a disposizione.

Il budget di spesa determina le azioni che guideranno l’evento e permette la valutazione dei costi, in modo da non gravare sul bilancio aziendale.

3. Individuare il target

Chi avrebbe maggiori benefici partecipando al vostro evento? Che tipo di persone apprezzerebbero i prodotti o i servizi proposti? Il target di riferimento, il pubblico a cui l’evento è destinato deve essere individuato: in questo modo il marketing agirà di conseguenza, utilizzando tutte le strategie migliori per attirarlo e sorprenderlo.

Se il pubblico sarà soddisfatto, perché l’evento avrà rispettato caratteristiche e bisogni di una determinata categoria di utenti, l’azienda ne uscirà più forte e con un’immagine migliorata.

4. Suddividere i ruoli

Questa fase della programmazione prevede la suddivisione delle varie mansioni che riguarderanno l’intero evento.

Manager, steward, hostess, artigiani ed allestitori dovranno gestire le fasi teoriche ed operative dell’evento, agendo come una squadra per avere garanzia di successo.

5. Scegliere la location

Scegliere il luogo giusto in cui si terrà l’evento ha grande importanza, in quanto fattore capace di determinarne la riuscita o il fallimento.

Che si tratti di Hotel esclusivi, ville, spazi verdi, palazzi storici, la location dovrà essere suggestiva, con abbastanza spazio in grado di ospitare stand e persone, facilmente accessibile ed in linea sia con gli obiettivi aziendali che con il target di riferimento.

6. Promuovere l’evento

Il marketing che guida l’evento non si limiterà al solo avvenimento, ma dovrà ovviamente promuoverlo, creando una campagna di comunicazione che possa informare le persone sull’evento in questione ed invogliarle a partecipare catturando il loro interesse.

Un evento può essere promosso online, utilizzando i canali social aziendali, oppure tramite la creazione e distribuzione di brochure e volantini contenenti tutte le informazioni più importanti sull’evento.

A chi affidarsi?

Come già ampiamente osservato, il successo del marketing event si basa su strategie ben precise e non può essere frutto d’improvvisazione ed inesperienza: l’organizzazione di un evento deve essere affidata ad un team di professionisti, persone che conoscono i meccanismi del marketing e che hanno le competenze necessarie per organizzare, promuovere e gestire un evento di successo.

I-MODEL è un’agenzia che si occupa proprio di questo, di dare forma ai desideri di ogni azienda con le migliori attività di promozione, personalizzate sulle esigenze dei brand.

Per massimizzare l’esposizione del tuo marchio, I-MODEL organizza eventi di marketing in-store mirati ad aumentare l’interesse del pubblico verso i tuoi prodotti.

Che si tratti di in store marketing, event marketing, tour promotion o street marketing le campagne saranno pianificate in modo da catturare l’attenzione degli acquirenti e dei passanti.

Sei consapevole che puoi raggiungere il tuo obiettivo di business promuovendo i tuoi prodotti e servizi in negozio? È facile: hai solo bisogno di un’agenzia.